È innegabile che la situazione di emergenza dovuta al Covid-19 stia trasformando radicalmente la nostra società. Dalle abitudini di consumo alle logiche competitive, l’impatto della pandemia si è esteso ad ogni settore.
I normali schemi di lavoro, il nostro modo di comunicare e le dinamiche tra team e leader sono state interrotte, o meglio, si sono trasformate.
Come se non bastasse, le difficoltà legate al doversi adattare a questi cambiamenti sono aggravate dalla crescente incertezza, ansia e paura legati all’epidemia, all’impatto che sta avendo sull’economia ed alle ripercussioni che provoca a livello personale e sulla salute delle persone.
Per far fronte a questo nuovo ambiente di lavoro, e per poterlo affrontare e gestire nel modo migliore, ecco alcune strategie e metodologie che i leader possono adottare per continuare a collaborare in modo efficace con il proprio team, mantenendo lo slancio del business.
Obiettivi e ruoli
In situazioni come queste, in cui i team si ritrovano a dover cambiare in modo immediato e drastico i propri modelli di lavoro, è necessario ripensare a come svolgere i propri compiti e definire i ruoli di ciascun individuo.
L’importanza del chiarire i ruoli e gli obiettivi
Il passaggio allo smart working è senz’altro una grande opportunità per ridefinire i ruoli, rivedere gli obiettivi ed approfondire il contributo che ciascun individuo porta all’interno dell’azienda.
Questo nuovo metodo di lavoro aiuta quindi a dare equilibrio alle relazioni, anche con i membri periferici del team, oltre ad impedire che un individuo, come ad esempio il leader, diventi il collo di bottiglia.
La situazione d’emergenza dovuta al Coronavirus ha stravolto le attività, la routine e gli strumenti per svolgere il lavoro.
Il leader deve chiarire gli obiettivi e mantenerli costantemente aggiornati, guidando i membri del suo team verso la direzione individuata.
La situazione di emergenza che stiamo vivendo porterà sicuramente a creare nuove attività e generare competitività all’interno dell’azienda, ed anche per questo i leader devono chiarire i ruoli, definirli continuamente, e mantenere l’attenzione sui propri incarichi.
È molto importante l’identificazione delle priorità e la trasparenza nella comunicazione, sia tra singoli individui che tra l’intero team.
Capacità individuali e di gruppo
La maggior parte di noi oggi lavora con più team e a più progetti contemporaneamente.
Ci sono grosse possibilità, specialmente in tempi incerti come questi, che il lavoro di un gruppo di persone abbia influenza diretta su quello di qualcun altro, dovuto allo shock del periodo difficile.
Risulta quindi importante prestare attenzione a dove si ha ridondanza di competenze, valutare se accedere a capacità esterne o se addirittura erogarne all’esterno.
Una cosa certa è che in questo periodo molte squadre saranno chiamate a lavorare su più fronti, ed è quindi fondamentale mantenere un atteggiamento responsabile, mettere a disposizione il proprio tempo e le proprie competenze, senza andare ad alimentare stress tra i nostri collaboratori.
Tra le tante opportunità che questo cambiamento potrebbe portare, vi è anche quella legata alla possibilità di introdurre una nuova figura all’interno del team, qualcuno che sia in grado di valutare gli effetti attuali e futuri di una pandemia di tale portata sulle catene di approvvigionamento.
Va quindi posta la giusta attenzione a questo nuovo elemento, in termini di coesione all’interno del team, collaborazione e fiducia.
Le reti di team con competenze trasversali
Per promuovere la risoluzione rapida dei problemi e l’esecuzione in condizioni di forte stress ed incertezza, i leader possono organizzare una rete di team.
Quest’organizzazione è costituita da un insieme di gruppi estremamente adattabile, che sono uniti da uno scopo comune.
Le reti di team mostrano diverse qualità:
- Multidisciplinarità: l’esperienza dimostra che le crisi presentano un grado di complessità che rende necessario il coinvolgimento di esperti di diversi settori.
- Progettate per agire: gli esperti devono raccogliere informazioni, elaborare soluzioni, metterle in pratica e perfezionarle di volta in volta.
- Adattabilità: si riorganizzano, si espandono o si contraggono in base al livello di conoscenza che i team maturano in merito alla crisi.
I leader dovrebbero promuovere la collaborazione e la trasparenza in tutta la rete dei team, distribuendo l’autorità e condividendo le informazioni.
Un altro ruolo cruciale dei manager, soprattutto nell’ambiente emotivo e teso che caratterizza una crisi, è la promozione della sicurezza psicologica, in modo che le persone possano discutere apertamente di idee, domande e preoccupazioni senza timore di ripercussioni.
Questo permette alla rete di team di dare un senso alla situazione e di gestirla attraverso un sano dibattito.
L’atteggiamento del leader
Una funzione importante dei manager è quella di organizzare rapidamente il processo decisionale, in modo che la responsabilità sia chiara e le decisioni siano prese da persone appropriate ai diversi livelli.
Poiché i responsabili delle decisioni probabilmente commetteranno qualche errore, devono essere in grado di imparare rapidamente e di apportare correzioni senza reagire in modo eccessivo o paralizzare l’organizzazione.
All’inizio di una crisi, i leader dovranno nominare dei responsabili per dirigere la risposta all’emergenza, ma con l’evolversi della situazione di incertezza, nuove figure di riferimento emergeranno naturalmente in una costruzione di rete di team, e non saranno sempre dirigenti di alto livello.
Nelle situazioni di crisi inedite, come quella che stiamo vivendo, i manager devono possedere soprattutto due qualità.
Una è la capacità di distaccarsi da una situazione difficile e di pensare chiaramente a come affrontarla.
L’altra è la competenza di condividere una visione propositiva e fiduciosa nei confronti del futuro, mantenendo al tempo stesso un atteggiamento realista in merito alla crisi.
Prendere decisioni in mezzo all’incertezza: valutare, anticipare ed agire
Poiché una crisi comporta molte incognite e sorprese, i leader non possono ricorrere solo all’ intuizione, ma devono raccogliere continuamente informazioni man mano che l’emergenza si sviluppa, e valutare di volta in volta l’impatto delle strategie di risposta implementate.
Nello specifico, è necessario fare spesso una pausa durante la gestione della crisi, valutare la situazione da molteplici punti di vista, anticipare ciò che può accadere e poi agire.
Inoltre, due approcci possono aiutare i leader a riflettere e pensare prima di fare ulteriori passi avanti.
In primo luogo, rivedere le idee sulla base delle informazioni che i gruppi di lavoro raccolgono, e delle conoscenze che sviluppano.
In secondo luogo, considerare criticamente le azioni in corso e quelle che potrebbero essere implementate, e decidere se devono essere modificate, adottate o scartate.
Una volta che i leader hanno preso una decisione, devono agire rapidamente e con decisione, costruendo fiducia all’interno dell’organizzazione e motivando la rete di team a sostenere la ricerca di soluzioni alle nuove sfide.
Valorizzare le interazioni personali
Lavorare da casa, in un ambiente che non era stato concepito per quello, porta naturalmente le persone a sentirsi disorientate, fuori luogo, disconnesse o persino sole.
Questo impatta in modo importante sulla produttività e sull’impegno, ed è qui che il leader deve entrare in gioco, farsi forza, vincere lo stress dovuto alla difficoltà di gestione del personale e mantenere vivi gli obiettivi.
Per fare tutto ciò, diventa fondamentale dedicare del tempo in maniera sistematica alle relazioni personali.
Tenere tutti a mente
Sicuramente il leader avrà una persona o un gruppo di persone con le quali comunicherà più facilmente e più di frequente, e con le quali condividerà informazioni durante questi momenti di stress.
Di conseguenza ci saranno anche delle persone che resteranno un po’ “fuori dalla vista”, lasciate più facilmente in disparte.
È molto importante in questi momenti non dimenticarsi di nessuno, rendere tutti partecipi delle informazioni da condividere, del lavoro attuale, degli obiettivi o di qualunque dato venga ritenuto da diffondere.
Per fare questo esistono molti strumenti che si possono adottare sulla base delle proprie preferenze o comodità, come ad esempio avere sempre visibile l’intero organico della squadra, in modo da tenere tutti sott’occhio e poter suddividere le responsabilità più efficacemente.
Oppure, vedersi e trovarsi tutti in videochiamata, molto utile anche a livello motivazionale oltre che per la condivisione delle strategie.
Pianificare riunioni ed incontri regolari
Come abbiamo detto, vedersi e parlarsi diventa fondamentale per diversi motivi.
Organizzare quindi riunioni regolari, anche una volta al giorno, in modo da potersi vedere, confrontare e pianificare facendo squadra, diventa estremamente utile.
Dedicare del tempo al lato umano
Ogni giorno riservate del tempo per gli aggiornamenti personali e per brevi conversazioni con i colleghi.
Questo è molto importante per alleggerire le giornate, aumentare la coesione del gruppo e favorire inoltre un lavoro più produttivo, con maggior dedizione ed impegno.
A tale scopo bisogna favorire le comunicazioni anche sulla base delle necessità dei singoli membri del team, e non unicamente tramite riunioni programmate.
Umanizzare le comunicazioni
Non affidiamoci esclusivamente a servizi di messaggistica e posta elettronica per comunicare, ma utilizziamo anche qualcosa di più personale, più caloroso, qualcosa che lasci anche spazio a dibattiti e confronti.
Favoriamo l’uso di videochiamate, videoconferenze e alziamo più spesso il telefono.
Tutto ciò incrementa il senso di appartenenza al team, oltre che migliorare i processi decisionali favorendo scambi di opinioni e aprendo al dibattito.
Normalizzare i nuovi ambienti lavorativi
In questa situazione di radicale trasformazione, ci ritroviamo quindi a dover lavorare nel nostro ambiente domestico, in maniera drasticamente diversa dalle normali abitudini.
Di conseguenza, potrebbero crearsi distrazioni, incomprensioni e climi sfavorevoli al lavoro proficuo.
Apriamoci quindi anche alla condivisione e ai consigli dei nostri collaboratori che potrebbero guidarci nella scelta e nelle decisioni, per portare a termine le nostre attività in modo più efficace ed efficiente.
Riconoscere le difficoltà ambientali
Lo smart working è un’opzione ricca di molte opportunità, ma anche di possibili fattori che possono complicare l’ottimale svolgimento delle nostre attività di lavoro.
Ad esempio, le altre persone in casa che a loro volta devono lavorare in remoto o partecipare a conferenze, oppure gli animali o vicini di casa particolarmente rumorosi.
Dobbiamo essere consapevoli di questo, del fatto che l’ambiente domestico possa non essere idoneo per tutti allo stesso modo.
Non acceleriamo giudizi verso le persone, poiché esiste una concreta possibilità che qualche attività non rispetti le aspettative a causa di fattori esterni.
Conclusioni
Eventi come quelli del Coronavirus spezzano i ritmi ed impongono interruzioni, ma si possono adottare strategie per far fronte a questa crisi in modo efficace e rispettare gli obiettivi aziendali.
Dalle situazioni più difficili possono nascere le migliori opportunità.
Questo periodo di incertezza può essere un’ottima occasione per esplorare nuovi modi di lavorare, nuovi settori, rivedere le strategie precedenti e crearne di nuove, perché tutto questo potrà portare ad un cambio drastico del business ed un grande beneficio a lungo termine.
